Käyttöönottoprojektit ovat jännittäviä. Niissä on niin vähän tekemistä ja niin paljon mahdollisuuksia mokata kaikki, jos ei tee tarpeeksi. Työkalun käyttöönoton ajattelisi olevan yksinkertaista. Vasaraan tartutaan kiertämällä toisen käden sormet varren ympärille. Slack otetaan käyttöön luomalla tunnukset palveluun ja alkamalla lähettää kissakuvia #meemit-kanavalle.
Muutamankin Slackin eri tahoille käyttöönottaneena voin kuitenkin paljastaa, että käytännössä asia harvoin on ihan näin yksinkertainen.
Yhden miehen konsulttiyritys voi ottaa Gmailin käyttöön viidessä minuutissa, mutta se ei käy ihan yhtä näppärästi joltain johonkin toiseen sähköpostiin tottuneelta organisaatiolta, jolla on paljon viestejä, tiedostoja ja opittuja tapoja painolastina. Ihmiset osaavat käyttää vanhaa systeemiä, joku olisi tykännyt enemmän Outlookista kuin Gmailista ja lopuillakin on kiire ja lisäksi heiltä ei kysytty asiasta mitään. Jos kuvioon liittyy joku palvelua toimittava taho, heidän kanssaan luultavasti joutuu yhä neuvottelemaan palvelutasosta, vastuista ja palvelun sisällöstä vaikka sopimukset kuinka onkin jo sovittu. Useimmiten molemmat osapuolet kuitenkin yllättävät toisensa projektin aikana ja löytävät paikkoja, joissa jonkun on joustettava tavalla tai toisella.
Siitä syystä tässä kolmen kohdan ohje onnistuneeseen käyttöönottoon:
1. Varaa aikaa
Käyttöönottoprojektit ovat siitä jänniä, että nekin vievät aikaa. Tämä on niitä niin itsestäänselviä asioita, ettei niitä tarvitse edes mainita, mutta silti se on mainittava ja vieläpä ensimmäisenä. Jos täystyöllistetylle ihmiselle antaa käyttöönottoprojektin vedettäväksi, jotain pitää ottaa pois, jotta projektiin ehtii keskittyä. Ihminen, jolla ei ole aikaa hoitaa hommaa kunnolla, turhautuu ja aiheuttaa turhautumista sekä toimittajalle että talon omille käyttöönottoa odottaville tai pelkääville ihmisille. Vaikka käyttöönoton käytännön tehtävien suorittaminen olisi kuinka toimittajan vastuulla, on asiakkaalla aina omat vastuunsa ja jos niitä ei osaa tai ehdi hoitaa, menee homma poskelleen. Hyvä toimittaja turhautuu tilanteeseen, huono toimittaja käyttää sitä hyväkseen.
2. Puhu ja kuuntele
Käyttöönotossa on käytännössä aina kyseessä muutostilanne, joka tulee vaikuttamaan ihmisten työhön ja arkeen. Muutoksessa on välttämätöntä saada mahdollisimman monet ihmiset muutoksen puolelle ja auttamaan muutoksen toteuttamisessa (tästä uusi kirjoitus pian). Se ei onnistu millään muulla tavalla kuin (ks. kohta 1.) antamalla aikaa ihmisille osallistua, kertoa huomioistaan ja huolistaan ja jopa marmattaa. Usein marmatuksen seassa on todellisia ratkaisun ansaitsevia ongelmia. Vähintään ne kumpuavat oikeasta huolesta ja hädästä, joita ei voi ohittaa vain siksi ettei itse jaksaisi taas perustella miksi muutos on välttämätöntä tai kuunnella samoja virsiä miten ennen oli hyvin. Mitä enemmän tähän työhön ja viestintään panostaa, sitä jouhevammin asiat sujuvat.
3. Pyydä ja jousta
Kun panostat testaamiseen, palautteen kuuntelemiseen ja yhteistyöhön käyttöönoton aikana, vastaan tulee yllättäviä asioita. Ja hyvä niin. Tätä tai tuota ei oltu otettu huomioon, tämä ei toimikaan ihan siten kuin ehkä oli toivottu tai ymmärretty tai annettu myyntipuheissa ymmärtää ja kun uusia työkaluja on hetki käytetty, käy ilmeiseksi, että alkuperäinen suunnitelma kaipaa viilaamista. Mitä parempi tilanne projektissa yleisesti on, sitä helpompi asioista on keskustella ja löytää kaikkien kannalta hyviä ratkaisuja muuttuviin tilanteisiin. Lisäkuluilta voi välttyä jos pystyy itse joustamaan omien työtapojen suhteen ja hyväksyy toimittajan ehdottaman tavan tehdä asia. Toisaalta moni toimittaja mielellään venyy pieneen ylimääräiseen viilaamiseen jos yhteistyö toimii ja reilu asiakas aidosti tarvitsee muutoksia palveluihin tai vaikka lisää koulutusta.
Käyttöönottoihin pätee siis oikeastaan kaikki täsmälleen samat neuvot kuin minkä tahansa muunkin projektin hoitamiseen. Käyttöönottoprojektin erityispiirteenä onkin lähinnä se, että se kohdistuu omaan toimintaan ja arkeen vielä useammin ja syvemmälle kuin moni muu kehittämisprojekti. Vaikka mukana olisikin joku ulkopuolinen taho ns. tekemässä työt, vastuu varsinaisesta muutoksesta on silti itsellä.